PLAKSANAAN DOKUMENT MUTU
A. TUJUAN
1. Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.
2. Untuk mengatur penyusunan, distribusi dancara memelihara dokumen.
3. Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen, termasuk dokumen eksternal; yaitu persyaratan perundangan, persyaratan pelanggan spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan perusahaan dan dipersyaratkan oleh SistemMutu.
Jenisdokumen dapat dalam be ntuk tercetak (hardcopy) maupun tidak tercetak (media elektronik/magnetik/software).
C. REFERENSI
1. Manual Mutu Perusahaan
2. ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3 4. D. DEFINISI
➢ Dokumen Mutu Meliputi Manual Mutu (MM), ProsedurMutu (PM), InstruksiKerja (IK), Formulir (FM), RencanaMutu (RM), Flow Chart (FC), Tugas dan Tanggung jawab (TJ), Dokumen (DO) dan Standar Operational (SO).
➢ DokumenTerkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data yang lama telah ditarik.
➢ Dokumen tidak Terkendali Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang tidak/belum ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi pada dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen dan data yang lama.
SEKRETARIAT ISO
Sekretariat ISO yang dibentuk berdasarkan SK Direksi sebagai Document Control Center (DCC) atau Pusat pengendalian dokumen dengan tujuan mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan administrative Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Perusahaan
➢ Manager KepalaDepartemen
➢ MR Management Representative (Wakilmanagemen)
➢ Tanggal Disetujui Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan
➢ Unit Kerja (UK) Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang berada di perusahaan sesuai dengan struktur organisasi perusahaan
E. PENANGGUNG JAWAB.
1. Sekretariat ISO bertanggung jawab untuk mengendalikan dokumen serta menyimpan
DaftarInduk dan Distribus iDokumen.
2. MR (Management Representative) bertanggungj awab untuk melaksanakan pengendalian dokumen di seluruh fungsi/bagian Perusahaan.
3. Setiap Manager bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen dan memastikan bahwa dokumen acuan kerja yang digunakan oleh operator tersedia di lapangan sesuai revisi terakhir.
F. RINCIAN PROSEDUR
1. Penerbitan Dokumen ¨ Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan di Perusahaan, terlebih dahulu ditetapkan sistem pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap dokumen. ¨ Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan menerbitkan sebuah dokumen sistem mutu yang berlaku di Perusahaan. Guna menyetujui kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan untuk penerbitannya. ¨ Ada pun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :
Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja yang terlampir atau yang mengatur penggunaannya. • Penulisan dokumen tidak harus menggunakan bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen menyetujuinya.
2. Sistem Identifikasi Dokumen
•Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen
3. Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :
➢ Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai dengan Dokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam perusahaan.
➢ Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali, ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.
➢ Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan disimpan oleh penanggungjawab pengendalian dokumen. • Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen.
4. PengendalianDistribusi
Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang bersangkutan.
➢ Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat
Pengendalian Dokumen.
➢ Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen sesuai dengan
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.
➢ Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.
5. Revisi dan Penarikan Dokumen
➢ Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan
➢ Perubahan Dokumen.
➢ Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor /
tanggal revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.
➢ Dokumen yang direvisi dicatat, judul dokumen, alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar Catatan PerubahanDokumen.
➢ Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.
➢ Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin disimpan.
➢ Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;
➢ Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.
➢ Membuat daftar dokumen yang sudah tidakigunakan didalam catatan Perubahan
Dokumen.
➢ Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.
➢ Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.
➢ Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.
6. Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik
➢ Data yang berupa software atau dalam media elektronik, termasuk yang ada di dalam komputer atau hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up dalam bentuk disket yang di identifikasi dan disimpan oleh masing–masing penanggung jawabnya.
➢ Akses kedalam data di komputer tidak selalu dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses kedalam disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang dicatat dalam Daftar Disket Back up.
7. Pengendalian Dokumen Eksternal
➢ Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi bahan dan gambar di daftar oleh Pusat Pengendalian Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir atau yang masih berlaku.
➢ Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.